従業員情報の取扱いについて
最終改定日：2024年7月1日
本田技研工業株式会社、株式会社本田技術研究所、株式会社ホンダ・レーシング、学校法人ホンダ学園、ならびに株式会社ホンダアクセス(以下労働協約適用会社という)は、個人情報の重要性を認識し、会社としての責任を果たすべく、従業員情報について下記の通り取扱うことと致します。
１．利用目的
労働協約適用会社は、採用時、入社時、その他の人事労務手続き、健康診断等 において取得した従業員（退職した者を含む）及びその家族の個人情報（以下従業員等の個人情報という。）を以下の目的の範囲内で利用します。
なお、労働協約適用会社は、以下の利用目的の達成のために必要な範囲で国内・海外GPP(Global Privacy Policy)適用会社への提供を行うことがあります。
①法令に基づき事業者として実施する人事労務管理に関する諸手続（税務処理・年金・社会保険等）の実施
②社内規定に基づく人事労務管理の実施、人事サービス、福利厚生サービスの提供（人事異動、評価、勤怠管理、給与支給、福利厚生、研修・能力開発、賞罰等）
③従業員の健康確保と適正な健康管理の実施
④人事労務管理、人事サービス、福利厚生サービスについてのアンケート調査の実施
⑤各種問い合わせ、書類の請求等に関する対応
⑥各種情報システム、ネットワークの利用及びセキュリティ管理に関する対応
⑦退職後の在籍記録及び退職者の管理、退職者の家族に対する福利厚生サービスの提供
⑧業務上必要となる事項の連絡
⑨その他、雇用管理上必要とされる場合（業務上／緊急時の連絡等）
労働協約適用会社は、必要に応じて従業員に届出書、申告書等の書面（電子データを含む）やイントラネット(Honda Portal)等により個人情報を提出いただくことがあります。その際は、当該書面などに利用目的を明示します。
但し、上記①から⑨の利用目的の範囲内で書面などから利用目的が特定できる場合は、利用目的の表示を省略し、その利用目的の範囲内でのみ個人情報を利用します。
上記目的のほか、労働協約適用会社は、従業員等の個人情報を統計的に処理し活用することがあります。 この場合に活用される情報には個人が特定される情報は含まれません。
２．共同利用
（１）労働協約適用会社間及び国内出向派遣先等との共同利用
＜共同利用する者の利用目的＞
労働協約適用会社間及び労働協約適用会社と従業員が出向・派遣・転籍により所属する国内の会社（以下国内出向先等という。）は、下記の従業員等の個人情報のうち必要な情報を上記①から⑨の利用目的のうち必要な範囲内で共同利用します。なお、国内出向先等に対しては、労働協約適用会社が候補者人選を実施する上で必要な範囲、国内出向先が従業員の人事労務管理を行う上で必要な範囲での提供に限ります。
＜共同利用する項目＞
①基本情報（氏名、住所、電話番号、年齢、生年月日、性別等）
②人事情報（職番、所属部署、職位、雇用形態、社内メールアドレス、業務用携帯端末、顔写真、社内異動履歴、評価・資格チャレンジ情報、研修受講歴、その他会社へ本人が申告した情報等）
③賃金・手当関係情報（給与／賞与額、退職金、賃金形態、通勤経路、出張・外出・労働時間の記録等）
④勤務情報（勤怠情報、事業所入退館記録等）
⑤資産・債務情報（社内福利厚生制度への加入状況等）
⑥家族情報（家族構成、扶養関係、同居の有無等）
⑦身体・健康情報（健康状態、病歴、健診記録、心身の障害等）
⑧データ通信機器および利用に関する情報（貸与している機器の情報・ネットワーク接続情報・ユーザーID/PASS等）
＜管理について責任を有する者＞
本田技研工業株式会社とします。
（２）Outlook登録情報の共同利用
労働協約適用会社は、Outlookに登録されている従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の範囲＞
日本国内
＜共同利用する者の利用目的＞
①業務上必要となる事項の連絡
②電子メール、チャット、電子会議などでの識別性向上
＜共同利用する項目＞
①氏名
②顔写真※
③職番
④所属
⑤資格
⑥会社携帯電話番号
⑦会社メールアドレス
※顔写真は、本人がOutlook上に登録することで、共同利用先から参照可能となります。
＜管理について責任を有する者＞
本田技研工業株式会社とします。
（３）ホンダ健康保険組合との共同利用
労働協約適用会社とホンダ健康保険組合（以下健保という。）は、従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の利用目的＞
①労働協約適用会社と健保の共同で健康診断等の事業を共同で行うため
②被保険者に対して健康診断結果に基づく事後指導等を効果的に行うため
＜共同利用する項目＞
①基本情報（氏名、職番、住所、電話番号、年齢、生年月日、性別等）
②保険証記号・番号
③所属
④健康診断に関する情報（健診実施項目、健診受診日、健診結果、健診実施機関名、健診実施機関所在地、相談・指導内容、所見）
＜管理について責任を有する者＞
それぞれの労働協約適用会社と健保とします。
（４）ホンダ企業年金基金との共同利用
労働協約適用会社とホンダ企業年金基金（以下基金という。）は、従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の利用目的＞
法令で定められた年金実務を実施するため
＜共同利用する項目＞
法令で定められた年金実務を実施する上で必要な情報
＜管理について責任を有する者＞
それぞれの労働協約適用会社と基金とします。
（５）労働組合との共同利用
労働協約適用会社と本田技研労働組合（以下組合という。）は、従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の利用目的＞
①従業員本人に対し、労働協約適用会社が各種社内連絡・通知・通達等を行うため、及び組合が方針の通知・労使交渉及び労使協議の報告・催事の案内等を行うため
②賃金・労働諸条件に関する、労働協約適用会社と組合の労使交渉及び労使協議における基礎的なデータとするため
③災害時や非常時（本人の心身上の問題が発生した場合を含む）において、会社と組合が協力し円滑かつ適切な対応を図るため
④組合費や保険料等組合関係の従業員本人に関する給与引き去り事務を会社が行うため
⑤会社及び組合の福利厚生事業を従業員本人及びその家族が利用するため
＜共同利用する項目＞
（Ａ）本人に関わる情報
①氏名 ②性別 ③生年月日 ④給与・労働時間その他 ⑤住所 ⑥郵便番号 ⑦電話番号 ⑧職番 ⑨所属部署 ⑩社内メールアドレス
（Ｂ）本人の家族に関わる情報
①氏名 ②性別 ③生年月日 ④住所 ⑤郵便番号 ⑥電話番号
＜管理について責任を有する者＞
それぞれの労働協約適用会社と組合とします。
（６）ホンダ倶楽部との共同利用
労働協約適用会社とホンダ倶楽部は、従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の利用目的＞
退職(予定)者に対する福利厚生サービスの提供
＜共同利用する項目＞
①氏名 ②性別 ③生年月日 ④メールアドレス ⑤住所 ⑥郵便番号 ⑦電話番号 ⑧在籍中の所属部署 等
＜管理について責任を有する者＞
それぞれの労働協約適用会社とホンダ倶楽部とします。
（７）ホンダ開発株式会社との共同利用
労働協約適用会社とホンダ開発株式会社は、従業員等の個人情報を以下の通り共同利用します。
＜共同利用する者の利用目的＞
従業員がホンダ開発株式会社を通じて加入している保険の更改に伴う案内メールを送付するため
＜共同利用する項目＞
①氏名 ②職番 ③所属部署 ④社内メールアドレス
＜管理について責任を有する者＞
それぞれの労働協約適用会社とホンダ開発株式会社とします。
３．第三者への提供
労働協約適用会社は、利用目的に記載のGPP適用会社への提供及び以下に該当する場合を除き、取得した従業員等の個人情報を本人の同意なく第三者に提供することは致しません。
①利用目的の達成に必要な範囲において、業務を委託する場合（労働協約適用会社と契約を締結した海外の取引先を含む）
②人の生命、身体または財産の保護のために開示の必要があり、従業員本人の同意を得ることが困難な場合
③法令により個人情報の開示が求められた場合
④その他法令に定めのある場合
４．安全管理
労働協約適用会社は、GCP(Global Confidentiality Policy)、GCP日本地域版及びその関連規程、ならびにGITSP(Global IT Security Policy)及びその付表に基づき、セキュリティ対策を行うとともに、その徹底のために従業員に対する啓発・教育活動、個人データを取り扱う機器の盗難・紛失防止、アクセス制御の実施、個人情報の預託先に対する監督等の安全管理を行い、取得した従業員等の個人情報の保護に努めます。
また、個人データを保管している第三国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
５．開示などの請求
（１）開示等請求への対応と非開示項目
労働協約適用会社は、従業員等の個人情報のうち、保有個人データについて本人又は代理人から利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の記録の開示、第三者への提供の停止の申出（以下、開示等といいます。）を求めがあった場合、以下に定める開示等の手続きにより対応します。
但し、以下に示す項目は、非開示とします。
①採用・配属における評価内容
②勤務評価・資格認定・その他社内選考における評価内容
③各種研修における評価内容
④賞罰委員会議事録・苦情処理委員会議事録
⑤その他あらかじめ組合と協議のうえ決定し、別に周知した事項等
（２）開示等の手続き
労働協約適用会社の従業員等の保有個人データに関する開示等は、下記の方法にて手続きを行います。
①労働協約適用会社各社の各事業所総務担当課に「従業員情報対応窓口」を設置します。
②開示等を希望する本人（又はその代理人）は、原則として「開示等申込書」に記入し、直接「従業員情報対応窓口」に請求して下さい。なお、本人又は代理人であることの確認のために、別に本人確認書類の提出を求めることがあります。
③開示等への対応は、原則として書面にて本人又は代理人に行います。
※本人確認ができない場合、書類に不備がある場合、保有個人データに該当しない場合、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合などは、開示等の請求に応じられないことがあります。
※「従業員情報対応窓口」への口頭や社内E-mailによる利用目的の通知、 開示の請求や個人情報保護法第２９条（訂正等）第３０条（利用停止等）以外の理由によるデータの修正などに対しては、本人であることを確認した上で請求に応じることがあります。
（３）開示等のご請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の請求に伴い提出した「開示等申込書」及び本人確認書類記載の個人情報は、請求に関する連絡、確認など開示等のご請求への対応に必要な範囲のみで取り扱います。
６．問い合わせ先
ご不明な点、ご質問、苦情は、各社の各事業所総務課までお問い合わせ下さい。
以上